Techem & qado: Contract Intelligence in Aktion

Die Herausforderung

Techem ist ein führender Dienstleister für smarte und nachhaltige Gebäude, dessen Leistungen Energie- und Ressourcenmanagement, gesundes Wohnen sowie Prozesseffizienz in Immobilien abdecken.

Das Einkaufsteam verwaltet ein umfangreiches Portfolio an Lieferanten- und Dienstleistungsverträgen mit kritischen Klauseln zu Preisindizes, Rabatten, Service-Level-Strafen und Lieferverpflichtungen. Die Komplexität und der Zeitdruck in der Ausführung machten es jedoch unmöglich, jede Klausel und Vertragsstrafe nachzuverfolgen.

Manuelle Nachverfolgung von Indexanpassungen, Rabatten und Vertragsstrafen ist aufwendig und fehleranfällig. ERP-Systeme bilden zudem nicht alle ausgehandelten Bedingungen ab – besonders im indirekten Einkauf – sodass Overspending unbemerkt blieb.

Die Lösung

Techem implementierte qado – eine KI-gestützte Plattform für Overspending-Detektion und Vertragsintelligenz. qado wurde darauf konfiguriert, bestehende Lieferantenverträge und relevante Dokumente einzulesen und automatisch entscheidende Vertragsbedingungen zu extrahieren.

Die Overspend Agents von qado wurden eingesetzt, um Verpflichtungen in Verträgen mit Bestellungen und Rechnungen abzugleichen. Sie identifizierten unter anderem:

• 4 % Overspending, weil Indexanpassungen in einer Pilotkategorie nicht umgesetzt wurden.
• Nicht eingeforderte Vertragsstrafen bei 10 % des analysierten Einkaufsvolumens aufgrund fehlender ERP-Automatisierung.
• Veraltete Preisstammdaten im ERP, die unnötige manuelle Nacharbeit verursachten.

Zusätzlich ermöglicht qado:

• Verhandlungsalerts mit externen Trends, Lieferantenvergleich und Historie – reduziert Recherchezeit um 85 %.
• Schnelles Benchmarking von Vertragskonditionen und Angeboten – spart 80 % Zeit und erhöht die Ergebnisqualität.
• Verträge inklusive Ergänzungen in Minuten statt Stunden zu durchsuchen und zu verstehen.
• Risiken zu reduzieren, indem Verträge mit Templates, anderen Vereinbarungen und Richtlinien verglichen werden.

Die Auswirkungen

Mit qado erzielte Techem schnell spürbare Ergebnisse:

• Overspending und Compliance-Lücken werden in Stunden statt Monaten sichtbar.
• Teams in Einkauf und Supply Chain haben sofortige Transparenz über Verträge, Konditionen und Lieferantenangebote.
• Manuelle Arbeit für Indexanpassungen, Rabatte und Vertragsstrafen entfällt.
• Durchsetzung ausgehandelter Konditionen reduziert Value Leakage und steigert erzielte Einsparungen.
• Strategische Entscheidungen und Verhandlungen basieren auf validen Daten.

Nächste Schritte

Techem und qado entwickeln den Ansatz kontinuierlich weiter:

• Rollout der qado Plattform auf weitere Warengruppen.
• Aufbau von KI-Agenten, die automatisch Tail-Spend verhandeln und Auftragsbestätigungen verarbeiten.